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組織において報連相が重要である、
などとは今さら申し上げるべくもない。

ところが最近、私たちが研修でお世話になる組織の中には、
報連相、特に“報（報告）”が危うい職場がちらほらある。

そのような職場の多くに共通しているのが、組織として
週報や月報などの義務を課していないという点である。

営業現場など、デイリーでの活動が重視される職場では、
週報や月報はもちろん、日報提出が義務となっている所も
少なからずもあるはずだから、そのような組織に属する方からすれば、
定期的な報告書提出の義務がない職場があるということに驚くだろう。

しかし、実際にこのような職場は増えているのだろうと思う。

先日も「部下の実態が掴めない…」という管理職の相談を受けて
色々と話を伺っていると、彼の職場では、部下たちに週報などの
定期的な報告書提出をさせていない、ということがわかった。

相談をくれた管理職曰く「昔はやっていたんですけど、
いつの間にかなくなってしまった…」とのこと。
聞けば、彼も彼の上司に対して報告書は出していないと言う。

昨今は対面での対話を伴うコミュニケーションが乏しい職場でも、
メールのやり取りだけは盛んであることが多い。
上司に対して報告すべき事柄も、随時メールで投げ込むことが
増えているので、週報や月報での報告は不要という価値観が
部下にだけではなく、上司にも広がっているのかもしれない。

もちろん、形式的に週報や月報を提出することに意味はない。
だからと言って、これらの報告書が不要だと言うことにはならない。
そもそも週報や月報などの定期的な報告書は、その期間において
成し遂げなければならない事柄の出来映えを記すことに意味がある。

すなわち、上司が部下の実態をチェックするためだけではなく、
部下（本人）自身がその期間の仕事を振り返るために存在するのが
週報や月報などの定期的な報告書だということになる。

これらの報告書を活かすには、以下の3条件が必須である。

・次期間（週・月・日）の目標項目と目標値を明記する
・予定していた目標項目と目標値の達成度を明記する
・上司への支援依頼事項、要請事項を明記する

そして何よりも重要なのは、この報告書をベースに、
上司と部下とのコミュニケーションを図ることである。

週報や月報などを出しっぱなし、上司からのレスもなし、
では、瞬く間に形骸化してしまうこと請け合いである。

部下からの報告は早いほうが良い。
また、良い報告よりも悪い報告を早く知らせて欲しい。
大半の管理職はそう思っているはずです。

ところが、悪い報告はなかなか上がってきてくれません。

「申し訳ないのですが・・・」
おずおずと部下が報告をする頃には、問題が火を噴いてしまっている。
すぐにでも、全力で消火作業に注力しなければならない。

「どうしてもっと早く報告しないんだ！」
部下を怒鳴りつけたくなったことのある管理職は少なくないでしょう。

もちろん、部下の立場からすれば悪い報告はしたくない。
上司に知られないうちに火を消してしまいたい。その心情は理解できます。
しかし、問題を抱え込んでいるうちに火の手がまわってしまうことが多いのです。

ですから、部下は黄色信号が点った段階で素早く上司に報告すべきですし、
上司は部下からそのような報告があった際に嫌な顔をしない、
間違っても怒鳴りつけたりしないことが大切です。

また最近では、メールで上司へ報告するということも多いでしょう。
メールは大変便利なツールです。けれども、
悪い報告を上司から見えづらくしてしまう弊害もあります。

部下は無意識に、持てる限りの作文能力を駆使して、
悪い報告の悪さ度合いを薄めてしまう。
忙しい上司であれば、全てのメールを注意深く読み込むことなど不可能です。
お互いに悪意がなくても、結果的に危険な兆候を見逃してしまうのです。

先日、ある部長さんが、
「私は、悪い報告にはメールを使うなと指示しています」
とおっしゃっていました。私も同感です。

「体調不良で休ませてください」
「電車が遅れて遅刻します」

そんな連絡が部下からメールで入る。
管理職がそれを認めているような組織はかなり危険な状態です。