ユニゾンのENSEMBlog

「人と組織のマネジメント」にユニークな価値を提供し続ける企業
「株式会社ユニゾン」
マネジメント研修を事業のドメインに据える
同社の社長とスタッフたち(ときどき)とで綴るブログです。
頻度はそこそこ、中身は真面目にがモットーです。

メール

メールサーバのトラブルが発生しています。

昨日(7/3)の16時半頃〜
弊社がレンタルしているメールサーバにトラブルが発生しています。

日付が変わった本日、現時点もトラブルは解消いたしておりません。

弊社側でメールが受信できないだけではなく、
弊社宛にメールを送信いただけない状態が続いております。
そのため、弊社担当者宛にメールをお送りいただきましても、
弊社担当者に届いていない恐れがございます。

大変お手数をおかけいたしますが、昨日(7/3)16時以降、
弊社担当者宛にメールをお送りいただきました皆さまには、
ご確認をいただけますようお願いいたします。

以下、サービス提供会社のアナウンスを転載します。

『当サービスでは、現在新規メールを受け付けておりません。
 そのため、当サービスのお客様宛にメールが送信された場合、
 送信元サーバでメールの再送処理を繰り返し、一定時間(※)
 が経過すると送信元にエラーでメールが返送されます。
 ※送信元サーバの設定によって異なります。』

サービス提供会社の情報によれば今回のトラブルは、データセンターの
電源設備障害が原因とのことで、現在設備の交換を実施しているそうです。
復旧予定は本日(7/4)昼頃ということです。

お客様各位には大変ご迷惑をおかけいたしますが、
なにとぞ、ご了承下さいますようお願い申し上げます。

日報に顔文字は・・・(-公-)

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この4月に入社した新入社員のフォロー研修が始まる時期となってきました。
この時期は様々なお客様先で、今年の新入社員は…という話題が多くなります。

そんな話題の中で出てくるのは、
毎年のことながら、彼らの想像を超える言動の数々です。

人事の方々はその点も見越して?新人研修などでしっかりと教育を実施して、
彼らを現場に送り出しているはずです。それなのに彼らの驚くべき言動は、
配属先からの報告やクレームや相談として人事に寄せられます。

ここ数年、unison2が聞いてビックリしているのは、
日報などの報告書に“顔文字”や“(笑)”などを使う人がいるということです。
顔文字とは言うまでもなく、笑っている顔を (^o^) とか、
泣いている顔を(T-T)などと記号やアルファベットを使って表情を作る文字。

今年その話をして下さった人事の方によると、新入社員同士のメールで
顔文字を頻繁に使っている様子を見て、「気にはなった」とのこと。
それでも、「さすがに報告書に顔文字を使うまい…」と思ったので、
ビジネス文書に顔文字を使うな!とは注意をしなかったそうです。

その方が「どうして顔文字をわざわざ使うのか?」と尋ねると、
彼らからは「顔文字などがあった方が伝わりやすいと思うから…」との
回答が多く返ってきたそうです。

“顔文字や絵文字などに頼らなくてもいいだけの表現力を身につけて!”
と小言を言いたくなってしまう先輩社会人は少なくないことでしょう。

コミュニケーションツール

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メールやスケジューラなど、
ITネットワークを介したコミュニケーションツールが、
広く利用され始めたのはいつ頃からであったのだろう。
私がこれらのツールに初めて触れたのは今から12年ほど前、
ソフトウェアメーカーに転職した時であった。

バブル崩壊後の景気低迷期であった当時は、
職場でのコミュニケーションに費やす時間が“ムダ”である
という雰囲気がどの職場にもあったような気がする。事実、
これらのツールを利用することで「ホワイトカラーの生産性が
グッと高まります!」などいうセールストークもあった。
 
これらのツールを利用していない職場は少ないであろう現在、
ITネットワークに頼ったコミュニケーションの弊害を問題視する
企業が増えている。職場に無味乾燥なコミュニケーションが蔓延して
“人 対 人”のつながりが希薄になり、組織力の低下を招いている
というのが代表的な見解であろう。

実際にこのような話を聞くにつけ、
これらツールの利用用途が第二段階に入ったとの思いを強くする。
つまり、コミュニケーションにおける物理的なムダ(時間・距離)を
軽減することだけを求めるのではなく、コミュニケーション自体の
“質”と“量”を高める利用法を模索する段階に入ったと思うのだ。

ITネットワーク上でなされるコミュニケーションを、対面や電話で
なされるコミュニケーションの代替と捉えるのではなく、職場で
やり取りされるコミュニケーションの総量を増やすためのツール、
あるいはプラスαの価値を生み出すためのツールと捉えることで、
組織を活性化しようとする試みが始まっている。

ツールは、文字通り“道具”に過ぎない。
道具に使われない働き方をしたいものでもある。

電話かメールかファックスか

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unison2の前職はIT業界の営業ウーマンでした。
営業先となるお客様の担当窓口はシステム部門の方がほとんど。

ITにどっぷりと漬かった営業活動を何年も続けていたため、
お客様とのやり取りはメールを使うのが“常識”であるという感覚が
身についてしまっていたようです。

ある日お客様を訪問した際、
「さっき、unison2さん宛に連絡を入れておいたので、
 戻ったら確認してください」と言われました。

事務所に戻ってメールを確認してみましたが、
そのお客様からのメールは届いていません。
電話で伝言を入れて下さったのかとも思い、社内の人間に確認しても、
誰もそのお客様からの電話は受けていませんでした。

慌ててその方に電話をし、
「先ほどおっしゃっていたご連絡が届いていないようなのですが…」
と切り出すと、「あれ?ファックス届いてない?」とのこと。

営業研修を行う際に、
「“思いこみ”や“決めつけ”は営業活動の障害となるので注意しましょう」
とお伝えしているにもかかわらず、自分がやってしまいました。
『連絡を入れる』というお客様の言葉を、
『メールを入れる』という意味であると決めつけていたのです。

ファックスも、ビジネス上ではまだまだ大事なコミュニケーションツール。
うっかり存在を忘れないようにしたいものです。

今様、ビジネス文書マナー

ビジネスコミュニケーションの1つの方法として、e-メールが定着し、
ビジネス文書も、多くがワープロで作成されたものとなっている。

しかし、これらのビジネス文書のマナーは未だ確立されたものがない。
現在は各企業や各個人といったレベルで、
ルールや基準を、独自に定めているという状況であろう。

マナー本を見ても、web上で調べても、種々のルールが錯綜しているようで、
同じマナーを、良いと言っているものもあれば、悪いと言っているものもある。

ビジネス文書の役割は、相手に物事を正確に分かりやすく伝えることにある。
そこさえぶれなければ、お互いのマナーの感覚に多少の齟齬があっても、
おおよそ、失礼だと感じられることはないと思う。

そこで私は、下記ようなことに配慮し、文書を作成したり、チェックしている。

◆カタカナ・アルファベットの全角・半角、フォント・サイズの統一
 →混同していると見た目が美しくない上、非常に見づらい。
 
◆誤変換をなくす
 →うっかり、意味の違う漢字に変換してしまうことがある。
 
◆表記揺れをなくす
 →漢字表記とかな表記の混同やマネージャーとマネージャなど。
 
◆常用漢字のみの使用
 →ソフトで簡単に変換されるため、むやみに漢字変換していないか。
 
◆社内用語・略語・外来語の削減
 →アルファベット三文字の言葉など、まるで通じないケースがある。
 
◆適度なスペースや改行をとる
 →手書きよりも文字が小さくなるので、見づらくなりがち。
 
◆機種依存文字を使わない
 →,,・・・など。
 
基本的な文書のマナーや文書自体を明確に作成する努力は必要だが、
上記のことは技術が伴わずとも、気をつければ減らすことができるので、
特に注意したい項目である。是非、お試しあれ。

リーダーシップの“へそ”「悪い報告」

部下からの報告は早いほうが良い。
また、良い報告よりも悪い報告を早く知らせて欲しい。
大半の管理職はそう思っているはずです。

ところが、悪い報告はなかなか上がってきてくれません。

「申し訳ないのですが・・・」
おずおずと部下が報告をする頃には、問題が火を噴いてしまっている。
すぐにでも、全力で消火作業に注力しなければならない。

「どうしてもっと早く報告しないんだ!」
部下を怒鳴りつけたくなったことのある管理職は少なくないでしょう。

もちろん、部下の立場からすれば悪い報告はしたくない。
上司に知られないうちに火を消してしまいたい。その心情は理解できます。
しかし、問題を抱え込んでいるうちに火の手がまわってしまうことが多いのです。

ですから、部下は黄色信号が点った段階で素早く上司に報告すべきですし、
上司は部下からそのような報告があった際に嫌な顔をしない、
間違っても怒鳴りつけたりしないことが大切です。

また最近では、メールで上司へ報告するということも多いでしょう。
メールは大変便利なツールです。けれども、
悪い報告を上司から見えづらくしてしまう弊害もあります。

部下は無意識に、持てる限りの作文能力を駆使して、
悪い報告の悪さ度合いを薄めてしまう。
忙しい上司であれば、全てのメールを注意深く読み込むことなど不可能です。
お互いに悪意がなくても、結果的に危険な兆候を見逃してしまうのです。

先日、ある部長さんが、
「私は、悪い報告にはメールを使うなと指示しています」
とおっしゃっていました。私も同感です。

「体調不良で休ませてください」
「電車が遅れて遅刻します」

そんな連絡が部下からメールで入る。
管理職がそれを認めているような組織はかなり危険な状態です。

コメント受付を一時停止します。

週末からこのブログに対して、大量のコメントスパム攻撃を受けている為、
コメントの受け付けを一時停止いたします。
日頃、コメントを書き込んでいただいている方々や、コメントを
書こうかと考えてくださった方々、大変申し訳ありません。

e-Mailアドレスに向けて、営利目的や妨害活動、悪質な嫌がらせなどを
目的として、大量にメール配信をすることをスパムメールと呼び、
ブログを対象としたものをコメントスパムと呼ぶそうです。

世界的インフラであるインターネットを利用し、他者へ向けて
目的はどうあれ、攻撃となるようなこれらの行為は、テロ活動と
言っても過言ではありません。

ちなみにスパムとは、あの缶詰の“SPAM”(Hormel Food社)から
命名されたことは有名な話。
モンティ・パイソンのコントに由来しているとか、米軍での兵士の食事が
日々、SPAMであったことに由来しているなど、諸説あります。

webの世界ではWikipediaの様な、性善説に基づいて思想された産物も
あれば、スパムの様な、性悪説を信じざるを得ない副産物も。
物事は常に、光と影、裏と表が伴うと言ってしまえばそれまでですが、
悲しいことです。
ユニゾンの書籍


『はじめての管理職100問100答』

(株)ユニゾン 堤幸政/河村亜紀 著

明日香出版社

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