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組織において報連相が重要である、
などとは今さら申し上げるべくもない。

ところが最近、私たちが研修でお世話になる組織の中には、
報連相、特に“報(報告)”が危うい職場がちらほらある。

そのような職場の多くに共通しているのが、組織として
週報や月報などの義務を課していないという点である。

営業現場など、デイリーでの活動が重視される職場では、
週報や月報はもちろん、日報提出が義務となっている所も
少なからずもあるはずだから、そのような組織に属する方からすれば、
定期的な報告書提出の義務がない職場があるということに驚くだろう。

しかし、実際にこのような職場は増えているのだろうと思う。

先日も「部下の実態が掴めない…」という管理職の相談を受けて
色々と話を伺っていると、彼の職場では、部下たちに週報などの
定期的な報告書提出をさせていない、ということがわかった。

相談をくれた管理職曰く「昔はやっていたんですけど、
いつの間にかなくなってしまった…」とのこと。
聞けば、彼も彼の上司に対して報告書は出していないと言う。

昨今は対面での対話を伴うコミュニケーションが乏しい職場でも、
メールのやり取りだけは盛んであることが多い。
上司に対して報告すべき事柄も、随時メールで投げ込むことが
増えているので、週報や月報での報告は不要という価値観が
部下にだけではなく、上司にも広がっているのかもしれない。

もちろん、形式的に週報や月報を提出することに意味はない。
だからと言って、これらの報告書が不要だと言うことにはならない。
そもそも週報や月報などの定期的な報告書は、その期間において
成し遂げなければならない事柄の出来映えを記すことに意味がある。

すなわち、上司が部下の実態をチェックするためだけではなく、
部下(本人)自身がその期間の仕事を振り返るために存在するのが
週報や月報などの定期的な報告書だということになる。

これらの報告書を活かすには、以下の3条件が必須である。

・次期間(週・月・日)の目標項目と目標値を明記する
・予定していた目標項目と目標値の達成度を明記する
・上司への支援依頼事項、要請事項を明記する

そして何よりも重要なのは、この報告書をベースに、
上司と部下とのコミュニケーションを図ることである。

週報や月報などを出しっぱなし、上司からのレスもなし、
では、瞬く間に形骸化してしまうこと請け合いである。